Rapporteren over duurzaamheid leidt tot duurzamere infra

Rapporteren over duurzaamheidszaken is nieuw. Hoe pakken we dat aan?

Bas: “Het is mijn taak om de rapportagestructuur op te zetten en uit te zetten binnen de business units van Strukton, en de data vervolgens bij elkaar te brengen in de verslaglegging van de Groep. De richtlijn bevat rapportagevereisten over onderwerpen zoals klimaatverandering, biodiversiteit, circulariteit, diversiteit en zakelijk gedrag. Met een zogenoemde dubbele materialiteitsanalyse hebben we met de hulp van een externe partij laten vaststellen op welke van deze gebieden Strukton de meeste impact heeft en welke onderwerpen de meeste impact op Strukton hebben. Daar is door accountants onafhankelijk op getoetst en dat zijn de onderwerpen waarover Strukton moet rapporteren. Voordat ik vorig jaar in dienst kwam bij Strukton hadden mijn collega’s een model ontwikkeld waarmee de business units de data voor die impactthema’s met een vaste frequentie – maandelijks, per kwartaal of jaarlijks – kunnen aanleveren.”

Wat betekent het verzamelen van die data in de praktijk?

Ester: “Het datamodel waar Bas het over heeft, is eerst vastgelegd in een Excel-document. Vervolgens zijn de bijbehorende datapunten uitgewerkt in twintig rapportageformulieren met elk ook weer zes of soms wel dertig eigen onderdelen om over te rapporteren. Het is een flinke uitdaging om al die data van onze kantoorlocaties en onze projecten te verzamelen. Veel data bestaat al, maar moet nog op de juiste manier geregistreerd worden. Een voorbeeld is de afvalproductie, uitgedrukt in kg. Dat halen we uit de contracten met verschillende afvalverwerkers, maar de specificatie is in elk contract anders.”

Bas: “Samen met de business units kijken we wat mogelijk is, want nog niet alles is haalbaar dit eerste jaar, mede omdat niet alles in dezelfde eenheid wordt bijgehouden. Materialen worden bij de inkoop bijvoorbeeld niet altijd in gewicht aangegeven. Door CSRD komen we erachter dat de verplichte rapportage voor sommige onderwerpen procesmatige veranderingen vragen die meer tijd nodig hebben. De richtlijnen geven nog de ruimte om onvolledig te rapporteren, als je maar laat zien dat je die betreffende dataverzameling aan het organiseren bent.”

Is het al gelukt om nieuwe data te verzamelen?

Ester: “Een mooi voorbeeld is biodiversiteit waarvoor je moet registreren op hoeveel vierkante meters Natura 2000-gebieden je met je bedrijfsactiviteiten impact hebt. Bij al onze projecten hebben we systeemgrenzenkaarten kunnen opvragen met daarop de grenzen van het werkgebied. Die hebben we kunnen combineren met kaarten van Natura 2000-gebieden om de overlap vast te stellen. Complex is dat de projectuitvoering soms meerdere jaren duurt, waardoor je de impact per jaar moet uitsplitsen. Een projectleider merkte terecht op dat in 2025 bij een dienstgebouw alleen onderhoud plaatsvindt, dus dat alleen die oppervlakte aan 2025 toegerekend moet worden. Ook lastig is een project zoals het onderhoud van wegen of vaarwegen. Het tracé is vele kilometers lang, maar werkzaamheden vinden maar op kleine stukjes plaats. Hoe bepaal je dan de vierkante meters waar wij als bedrijf impact op hebben? Nu nemen we vooralsnog de volledige projectoppervlakte mee. Om duidelijkheid te geven, ga ik in het eerstvolgende projectmanagersoverleg toelichten wat de bedoeling is vanuit CSRD, wat we al wel en niet weten en wat we nog verder moeten uitzoeken.”

In hoeverre lukt het al om te voldoen aan de CSRD-richtlijnen?

Bas: “Toen we begonnen, hadden we rond de 25 à 30% van de kwantitatieve data in enige vorm beschikbaar. Nu zitten we met de meeste datapunten al op zo’n 80 à 85% is mijn inschatting. Circulariteit met afval en materialen rekenen we daarin nog niet mee, omdat deze data wel beschikbaar is, maar nog in de juiste rapportagevorm gegoten moet worden. Toch hebben we al veel bereikt. Bedenk dat data over biodiversiteit, circulariteit en andere milieuonderwerpen nieuw is en dit pas het eerste kwartaal is dat we daarover rapporteren.”

Wat zijn de grootste uitdagingen?

Ester: “Praktisch gezien is het vooral lastig om te rapporteren over hergebruik van materialen, waarvoor we data moeten verzamelen over het aantal kilo’s inkomende materialen, gebruikte materialen, bruikbare restmaterialen en gevaarlijk en overig afval in een bepaalde periode. Niet alles houden we nog bij en bovendien hanteren leveranciers eigen eenheden op hun facturen. We bespreken met onze inkoopcollega’s hoe we de data op een uniforme wijze kunnen krijgen, bijvoorbeeld door leveranciers standaard formats aan te leveren. We moeten het proces dus anders gaan inregelen.”

Bas: “Het vraagt extra inspanning om te rapporteren over iets waarover we niet eerder hoefden te rapporteren. Daarvoor geldt een strakke structuur met vaste deadlines en dat zijn we voor niet-financiële zaken niet gewend. Bovendien is Strukton een grote organisatie met verschillende zelfstandige entiteiten met soms eigen methodes en systemen, waardoor data niet altijd vergelijkbaar is. Een aandachtspunt is bovendien dat we geen dubbel werk willen doen, want ook voor bijvoorbeeld de CO2-prestatieladder is feitelijke onderbouwing aan de hand van kwantitatieve data nodig. We moeten de verschillende databehoeften dan ook goed met elkaar afstemmen.”

Wat gaan de rapportages ons opleveren?

Ester: “Meten is weten. Uit analyses over de opgehaalde data kunnen we inzichten halen, bijvoorbeeld hoe we kunnen besparen op materialen. Ik zie ook efficiencyverbetering als voordeel, want sommige informatie hebben we bijvoorbeeld ook nodig om de milieubelasting van onze werkzaamheden tijdens projecten te berekenen aan de hand van de MKI (Milieu Kosten Indicator). Als we dit proces geïntegreerd doorvoeren, heeft dat waarde voor meerdere doelen dan alleen de CSRD-verplichting.”

Bas: “Door de data te verzamelen en te analyseren, leer je wat je anders en beter kunt doen. De standaard eenheden waarin gerapporteerd moet worden, maken het mogelijk om vergelijkingen te maken binnen Strukton en met de markt, waardoor je dat inzicht krijgt.”

Wat is er nodig om de CSRD-rapportage goed voor elkaar te krijgen?

Bas: “Het duurzaamheidsteam binnen Strukton is vrij nieuw en jong. We willen niet uitstralen dat we het allemaal weten en willen opleggen. We willen een goede wisselwerking tussen de entiteiten en de Groep om het samen voor elkaar te krijgen. Als kennishouders kunnen we helpen door informatie te geven en de structuur neer te zetten.”

Ester: “We hebben draagvlak nodig vanuit de projectteams om de bestaande data in de juiste vorm te krijgen. Dat is in de praktijk best lastig en daar hebben we zo veel mogelijk begrip voor. Ik vind het belangrijk om me in te leven en te begrijpen wat iemand nodig heeft om het samen voor elkaar te krijgen. We worden als duurzaamheidsteam daarbij steeds meer betrokken.”

Wat drijft jullie zelf?

Bas: “Als audit trainee deed ik ESG-audits vanuit de hoek van een accountant, maar het leek mij interessanter om aan de andere kant van de tafel te zitten. Bij Strukton doe ik dit nu, waarbij ik een veel constructievere rol heb in hoe we de rapportage opzetten. Dat maakt het voor mij extra leuk. Bovendien vind ik de analysekant heel interessant; uiteindelijk willen we op basis van ESG-data sturing geven aan Strukton op het gebied van duurzaamheid. Nieuw voor mij is het projectmanagement waarvan ik de afgelopen maanden veel heb geleerd.”

Ester: “Hoe leuk is het om technische collega’s enthousiast te krijgen over duurzaamheid! Bijvoorbeeld wanneer een collega je aanspreekt in de gang, omdat hij of zij ergens een toffe innovatie gespot heeft. Ontdekken waar collega’s mee zitten, de beren van de weg halen en meedenken in oplossingen, daar krijg ik energie van.”