Teamwerk tijdens voorbereiding Groningen

Sinds oktober is Teun betrokken bij de voorbereidingen van de grootste buitendienststelling in de geschiedenis. “Het mooie is dat je echt iets maakt waar iedereen wat aan heeft. In mijn geval is dat het maken van de visuele vertaling van de logistieke operatie, en in het groter geheel werken we aan een station waar veel mensen straks plezier van hebben. Het is heel tastbaar.”

Stripboek als leidraad

De visuele vertaling waar Teun het over heeft, noemen we het ‘stripboek’. “Als mensen horen dat ik stripboeken maak, moeten ze altijd een beetje gniffelen. Ik ben echter geen tekenaar, maar ik maak visueel wat er in de planning staat met focus op logistiek. Als ik iets wil begrijpen, dan moet ik het voor me kunnen zien. Het leuke is dat ik nu ervaar dat dit voor veel anderen ook zo werkt. Als wij het hebben over Perron 3 west, dan weet iemand die nieuw is bijvoorbeeld niet direct waar je het over hebt. Nu is er één afbeelding waar je direct kan zien wat er allemaal op die dag gebeurt en waar je rekening mee moet houden.”

Visuele vertaling helpt in voorbereiding

De planning die Jan Schenkel maakte was voor Teun onmisbaar om het stripboek te realiseren. “Jan is dé man van de planning. Hij heeft maar liefst 55 kantjes in A0 formaat met regels vol informatie over wie wat doet, inclusief een tijdpad. Ik was vervolgens aan zet om de logistieke input hieraan toe te voegen. ”En daar gingen veel gesprekken aan vooraf. “Ik wilde precies weten hoe een logistiek proces eruitzag en hoe collega’s het voor zich zagen. En dat gaat echt op detailniveau. Nu zien we in 64 afbeeldingen dag voor dag hoe het nieuwe station zich ontwikkelt en wie waar werkt. Dat helpt in onze samenwerking met de vele verschillende afdelingen en onderaannemers.”

“Het is mooi dat iedereen z’n verantwoordelijkheid neemt om wijzigingen in de planning te communiceren.  Zo zijn we constant van elkaar op de hoogte.”

Planning wijzigt continu

Elke dag heeft het team voortgangsoverleggen. “In deze overleggen kijken we zo’n 36 uur vooruit. Wijzigt er iets in de planning, dan passen we dit gelijk aan in het stripboek en de transportplanning. Zo is het inzichtelijk welke impact de wijziging heeft op andere fronten. Daar zit ook de meerwaarde in. Er verandert altijd wel iets op locatie. Het is mooi dat iedereen daarbij z’n verantwoordelijkheid neemt om wijzigingen te communiceren.  Zo zijn we constant van elkaar op de hoogte.”

Anders omgaan met opslag

Ook in hoe we omgaan met opslag en materialen is dit project anders dan anders. “Er zijn een aantal opslagterreinen die we met elkaar moeten delen. Deze depots hebben geen oneindige ruimte en dat betekent dat je ook in je logistieke operatie een snelle doorloop moet hebben. Vanuit Strukton Rail zijn we gewend om alle spullen op voorhand al klaar te hebben liggen, maar omdat dit zo’n grote operatie is kan dat niet. Het was een hele puzzel om uit te zoeken welke spullen wanneer op locatie moeten komen. Het is daarom cruciaal dat we op locatie rekening houden met de planning van elkaar. Begrijpen wie wat doet en wanneer ze waar werken helpt hier enorm bij. Daar heeft het hele team serieus tijd in geïnvesteerd” licht Teun toe.

Samen werkzaamheden doorleven

Om elkaars werk en uitdagingen te begrijpen, organiseerden Jan en Teun droogbouwsessies. “In 10 dagen, aan de hand van de planning en stripboeken, namen we de gehele operatie stap voor stap door. Alle betrokken collega’s waren fysiek aanwezig en elk team lichtte toe wat ze in die periode gingen doen. Collega’s stelden elkaar vragen, dachten mee hoe ze elkaar konden helpen en waar het eventueel kon gaan schuren. Zo heb je de 64 dagen al een keer samen – in je hoofd – doorgenomen.”